현재 브랜드사의 수출 대응 구조를 보면 바이어 발생시 그들이 요구하는 서류를 취합해서 전달하거나 인증을 진행하는 ‘선 인증 후 취합’ 시스템으로 업무를 진행하고 있다.

브랜드사에서는 서류가 필요한 시점마다 요청해야 하고 제조사는 수시로 일어나는 서류 요청에 대응해야 하는 구조이다 보니 한정된 인력으로 대응하는 제조사의 서류 전달과 취합이 늦어질 수 밖에 없다.

일부 에이전시들은 회사 내부에서 안전성 평가서를 작성하지 않고 외부에 의뢰해 작성하는 경우가 많다.

△ 필요한 서류나 법령해석을 외부 작성 기관에 문의할 수 밖에 없고 △ 외부 작성 기관에서 추가로 안전성 입증을 위해 요청하는 서류가 발생하면 추가 실험이나 서류에 대응하는 구조이다 보니 CPNP 등록 기간이 몇 개월씩 늘어나기도 한다.

그 결과는 수출이 늦어지고 업무의 비효율성만 높아진다.

이러한 비효율성 업무 프로세스를 보다 효율성 높게 변화하기 위해서는 어떠한 조건들이 필요한지 파악해 보자.

가장 빠른 방법은 수출 서류나 해외인증 만을 전문으로 하는 대응팀을 만들고 수출에 필요한 서류나 인증을 미리 준비하고 시작하는 것이다. 이미 매출이 급성장하고 있는 화장품 회사들이 채택하고 있는 대응책이다.

최근에 수출을 중심으로 매출을 늘리고 있는 M사의 경우 제품 생산과 동시에 → 수출에 필요한 서류 미리 준비 → 준비한 서류들로 필요한 CPNP, MoCRA 등의 인증을 선등록 → 회사 전체에 공유하는 시스템을 만들었다.

이는 바이어들이 한번 거래를 시작하면 빠른 서류 전달과 인증 등록을 진행해 신뢰도를 상승시키고 바이어가 동시에 다양한 품목을 빠르게 수입할 수 있도록 지원하는 시스템이라고 할 수 있다.

이같은 시스템 구축은 현재 500개 이상의 SKU를 80여 국가에 수출을 원활하게 진행할 수 있는 원동력이다. 특히 빠른 서류 대응이 가능해 효율성을 확보한 시스템이기도 하다. 품질은 기본이고 서류와 인증이 경쟁력으로 인정받는 시대다.

이러한 수출 인증 대응팀을 우리 브랜드에도 적용할 수 있을까?

업무 효율과 비용, 두 가지 측면에서 고민해보면 서류 리스트를 정리, 최신 법령에 맞춰 바로 사용이 가능한 형태로 취합해 폴더링 해 두면 매우 효율성이 높은 것이 사실이다

하지만 비용 측면에서 보면 어떨까?

앞서 예를 든 M사의 경우 이 부분을 전문으로 하는 팀을 별도로 운영하고 있지만 대부분의 브랜드사는 전문 인력 채용 비용이 부담스러운 것이 사실이다. 인력을 채용하더라도 최신 인증 정보가 부족하고 직원을 교육시킬만한 선임자(전문성을 갖춘 인력)가 없는 것도 부인할 수 없는 현실이다.

이의 대안으로 고민해 볼 수 있는 방안이 외부 전문가의 대행 서비스 이용하는 것이다. 이를 통해 △ 인력 채용 비용이나 업무 교육 문제 해결 △ 전문가를 활용한 수출 서류 사전 준비 △ 의뢰 만으로 빠르게 해외 인증 등록 완료 등의 업무를 처리할 수 있기 때문이다.

이 시스템을 활용하는 브랜드사에서는 서류 또는 인증에 신경쓰지 않고 바이어와 매출에만 신경 쓸 수 있다.

결국 업무 효율과 비용을 고려한다면 브랜드사에서 선택할 수 있는 최선의 선택이라고 할 수 있다.

<이경아·써티 플래너스 이사·  info@certiplanners.com · www.certiplanners.com >